W dobie ciągłego rozwoju technologicznego wiele firm zaczyna zwracać uwagę na wszelkie formy cyfryzacji, w tym digitalizację dokumentów. Mimo że proces ten może być czasochłonny i wymagający inwestycji, to jednak przynosi wiele korzyści, takich jak: oszczędność czasu i miejsca, łatwiejszy dostęp do informacji czy poprawa bezpieczeństwa danych. W artykule omówimy zalety, sposoby realizacji oraz możliwe problemy związane z digitalizacją dokumentów.
Digitalizacja dokumentów – co to takiego?
Digitalizacja dokumentów to proces przenoszenia papierowych dokumentów na nośniki cyfrowe, takie jak dyski twarde, serwery, chmury czy pamięci USB. Proces ten, mimo swojej niewielkiej skali w porównaniu do innych działań w przedsiębiorstwach, może okazać się kluczowy dla efektywności działania firm.
- automatyzacja procesów
- wyeliminowanie potrzeby przechowywania papierowej dokumentacji
- możliwość szybkiego wyszukiwania i udostępniania dokumentów
- możliwość wykorzystania narzędzi analizy danych
- niwelowanie ryzyka związanego z utratą dokumentów
Proces digitalizacji
Aby przeprowadzić proces digitalizacji dokumentów, niezbędne są zaawansowane technologie oraz dedykowane programy. Pierwszym etapem jest przygotowanie dokumentacji, czyli segregacja, sprzęglenie i numeracja dokumentów. Kolejnym krokiem jest digitalizacja dokumentów poprzez ich skanowanie.
OCR
Pozycja warta zaznaczenia w tym miejscu to technologia OCR. Skrót ten oznacza Optical Character Recognition (Optyczne Rozpoznawanie Znaków). Dzięki OCR przeprowadzanemu podczas procesu digitalizacji, możliwe jest przetwarzanie tekstu w formie elektronicznej, a następnie jego przetwarzanie przez algorytmy komputerowe tak, aby był w stanie samodzielnie poruszać się i analizować treści zawarte w dokumentach.
Zalety digitalizacji
Zalety digitalizacji dokumentów są niewątpliwie liczne. Przede wszystkim, dzięki tej technologii można ograniczyć przestrzeń przeznaczoną na przechowywanie papierowej dokumentacji. Ponadto, po digitalizacji dokumentów, możliwe jest wykorzystanie narzędzi analizy i przetwarzania danych, które pomogą w ich późniejszym przetwarzaniu i analizie.
Bezpieczeństwo dokumentów
Digitalizacja dokumentów to również zwiększenie poczucia bezpieczeństwa dotyczącego dokumentów. Dzięki temu, że trafiają one do cyfrowego archiwum, eliminowane są ryzyka związane z utratą, zniszczeniem bądź kradzieżą papierowej dokumentacji.
Wniosek
Podsumowując, digitalizacja dokumentów to proces nierozerwalnie związany z rozwojem nowoczesnych technologii informatycznych oraz strategii prowadzenia biznesu opartej o automatyzację i wykorzystanie narzędzi informatycznych. Większość korzyści płynących z digitalizacji dokumentów dotyczy przede wszystkim oszczędności czasu i pieniędzy, a także polegają na umożliwieniu dokładniejszej kontroli nad dokumentami oraz zwiększeniu bezpieczeństwa.