Prowadzenie działalności gospodarczej to spore wyzwanie. Każdy kto podejmuje decyzję o założeniu firmy musi liczyć się ze wszystkimi konsekwencjami wynikającymi z tego faktu. Najmniej absorbujące jest prowadzenie jednoosobowej działalności. W sytuacji kiedy właściciel firmy jest zarazem jedynym pracownikiem, ilość wymaganych prawem dokumentów jest bardzo mała i najczęściej nie wymaga angażowania dodatkowej osoby do „ogarnięcia” spraw typu podatki, deklaracje, ZUS itp.
Inaczej sprawa wygląda kiedy firma zaczyna zatrudniać pracowników. Im większy skład osobowy firmy, tym więcej pojawia się niezbędnej biurokracji. Duże firmy z kilkudziesięcioma czy większą ilością pracowników zmuszone są do stworzenia działów zajmujących się sprawami pracowniczymi, powstają tam tak zwane kadry.
Dział kadr i płac w firmie.
Przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników zgodnie z obowiązującymi przepisami musi prowadzić ewidencję wszystkich pracowników. Aby wszystkie sprawy pracownicze były na bieżąco prowadzone i uzupełniane w firmie powinien być powołany dział kadr lub w mniejszych firmach osoba oddelegowana do jego prowadzenia.
Podobnie sprawa się ma z przygotowywaniem wypłat dla pracowników. Wynagrodzenia za pracę nie mogą być wypłacane na przysłowiowa „gębę”. W tym celu powinien istnieć w firmie dział płac, w dawnych czasach nazywany „rachubą”. Jeśli nie ma takiego działu to przynajmniej powinna być osoba oddelegowana do przygotowywania wypłat dla pracowników.
Czym zajmuje się dział kadr i płac w firmie?
Podstawowe obowiązki spoczywające na dziale kadr to prowadzenie wszystkich spraw pracowniczych. Każdy pracownik powinien mieć założoną swoją teczkę personalną, w której przechowywane są wszystkie dokumenty, które jego dotyczą. Na podstawie dostępnych dokumentów „kadrowa” wylicza podstawę urlopu wypoczynkowego, określa ewentualny dodatek stażowy danej osoby. Na bieżąco kadry prowadzą ewidencję pracy każdego zatrudnionego, uwzględniając np. urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe, zwolnienia lekarskie i wszystkie absencje w pracy. Kadry to także dział delegujący pracowników na niezbędne szkolenia BHP w miejscu pracy. Dzieje się tak w sytuacji kiedy w firmie nie ma etatu specjalisty od spraw BHP- Bezpieczeństwa i Higieny Pracy. Ponadto to dział kadr zajmuje się wszelkimi sprawami szkoleniowymi niezbędnymi dla podnoszenia kwalifikacji zawodowych personelu. Kadry również zajmują się opiniowaniem pracowników przy awansach czy podwyżkach płac. Najważniejszy dokument dla każdego pracownika to umowa o pracę i świadectwo pracy i właśnie te dokumenty sporządza dział kadr.
Pracownicy działu kadr muszą wykazywać się dużą znajomością Prawa Pracy, bowiem jest to dokument jasno precyzujący prawa i obowiązki wszystkich osób zatrudnionych w danej firmie.
Dział płac to drugi istotny element dużej firmy. Każdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie za swoją pracę. Aby mogło ono być wypłacone, niezbędne jest sporządzenie listy płac. Zdarza się bardzo często, że pracownicy posiadają różne stawki zaszeregowania płacowego i to sprawia konieczność dokładnego wyliczenia wypłaty każdemu z osobna. Taka sytuacja najczęściej ma miejsce w dużych firmach zatrudniających wiele osób na różnych stanowiskach. Pracownicy działu płac podobnie jak kadrowi muszą wykazywać się dużą znajomością praw pracowniczych oraz być na bieżąco z przepisami placowymi i podatkowymi. Tak w dużym skrócie można określić zadania stojące przed działem płac.
Jeżeli w firmie powołane zostały działy kadr i płacy to tym samym stworzone zostały dwa ważne ośrodki żywego organizmu jakim jest przedsiębiorstwo. Współpraca tych dwóch działów w istotny sposób wpływa na prawidłowe funkcjonowanie każdej firmy.
Coraz częściej wielu przedsiębiorców sprawy kadrowe i płacowe przekazuje do firm zewnętrznych typu biura rachunkowe, kancelarie finansowe itp. W ten sposób ograniczają do minimum ilość osób na stanowiskach „nieprodukcyjnych”. Nie zawsze jest to możliwe, zwłaszcza w bardzo dużych zakładach pracy, zatrudniających setki osób. Wtedy funkcjonowanie działu kadr i płac ma uzasadnienie ekonomiczne.
Rozwój technologi komputerowej umożliwia za pomocą specjalnego oprogramowania, stworzenie wirtualnych działów kadr i płacy. Korzystając z takiego rozwiązania pamiętać należy o odpowiednim zabezpieczeniu sieci komputerowej w celu uniknięcia wycieku danych. Bezpiecznym rozwiązaniem jest wyodrębnienie niezbędnych komputerów z ogólnodostępnej sieci internetowej i stworzenie wewnętrznej niezależnej bazy danych.
Zobacz też: https://kadry.infor.pl/zatrudnienie/samozatrudnienie/228327,Dzial-kadr-w-przedsiebiorstwie.html