W dokumentach przekazywanych do urzędów podaje się numer identyfikujący tożsamość. Wśród tego rodzaju identyfikatorów znajduje się NIP.
NIP to Numer Identyfikacji Podatkowej zawierający dziesięć cyfr. Jego zadaniem jest zidentyfikowanie podatnika. Został on wprowadzony do stosowania przepisami zawartymi w ustawie o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.
Przez wiele lat, bo aż do 2011 roku był on ustalany dla każdego podatnika i jego posiadanie było konieczne przy sporządzaniu rocznej deklaracji o podatku dochodowym. W obecnym stanie prawnym posługują się nim podmioty gospodarcze prowadzące działalność gospodarczą.
Ten dziesięciocyfrowy numer jest niepowtarzalny i przyporządkowany na stałe do konkretnej osoby. Pierwsze jego trzy cyfry oznaczają kod urzędu skarbowego. Z kolei sześć kolejnych to liczby nadane losowo. Ostatnia cyfra to wartość kontrolna. Dla jej wyznaczenia ustalony jest specjalny algorytm.
Do posiadania numeru NIP zobowiązane są osoby fizyczne, które prowadzą działalność gospodarczą a także będące czynnymi podatnikami podatku VAT oraz płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Muszą go mieć również osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych przepisów są podatnikami.
Tego rodzaju numer identyfikujący nadawany jest bezpłatnie przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od dnia złożenia stosownych dokumentów. Osobom dokonującym rejestracji w CEiDG numer nadawany jest podstawie wówczas składanego dokumentu.
W przypadku gdy działalność gospodarczą rozpoczyna osoba fizyczna posiadająca już NIP pozostaje on bez zmian. Osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej w celu nadania numeru NIP składa wniosek NIP-7 w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce zamieszkania.
Natomiast osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która nie posiada osobowości prawnej, w celu uzyskania NIP-u składa wniosek NIP-2 w urzędzie skarbowym właściwym dla opłacania podatku dochodowego. Potwierdzenie nadania trwa do 14 dni od dnia złożenia poprawnie wypełnionego wniosku.