Obecnie przekazywanie dokumentów do urzędów drogą elektroniczną staje się coraz bardziej popularne. W związku z tym, konieczne stało się posiadanie narzędzia umożliwiającego identyfikację tożsamości osoby wykonującej tego rodzaju czynności.
Podpis elektroniczny przyporządkowany jest wyłącznie do osoby przesyłającej. Dokumenty opatrzone takim podpisem elektronicznym mają taką samą moc prawną jak dokumenty, które podpisujemy własnoręcznie. Podpis kwalifikowany można nabyć u jednego z certyfikowanych dostawców. Wśród najpopularniejszych podpisów kwalifikowanych wymienia się: Sigilium Sign, Szafir 2.0, proCertum SmartSign oraz PEM-HEART 3.9.
Certyfikat kwalifikowany jest generowany i zarządzany zgodnie z wymaganiami ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej z 5 września 2016 roku oraz Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE.
W skład zestawu składającego się na podpis kwalifikowany wchodzą zazwyczaj:
- karta kryptograficzna, na której jest zapisany twój certyfikat kwalifikowany,
- czytnik kart, który podłącza się do komputera,
- oprogramowanie, które należy zainstalować.
Z podpisem elektronicznym można załatwić:
- Podpisywanie i składanie deklaracji w systemie Płatnik.
- Uwierzytelnianie na stronie profilu PUE ZUS
- Składanie deklaracji podatkowych do Urzędów Skarbowych.
- Składanie sprawozdań finansowych wysyłanych do KRS.
- Przekazywanie organom podatkowym Jednolitego Pliku Kontrolnego
- Rejestracja i identyfikacja wykonawców biorących udział podczas przetargów.
- Zawieranie umów na elektronicznych platformach przetargowych.
- Podpisywanie i pobieranie akt pracowniczych
- Zdalne zawieranie umów cywilno-prawnych.
- Przesyłanie faktur elektronicznych drogą online.
Składanie elektronicznych formularzy do urzędów zyskuje na popularności wśród wielu podmiotów gospodarczych, dlatego, że jest to doskonały sposób na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy.